In deel 1 van dit blog vertelde ik over mijn verbazing (of soms irritatie) waarop we moeiteloos onze verwachtingen kenbaar maken en hoe de duivelsdriehoek laat zien dat hoge kwaliteit, een snelle levertijd en een lage prijs maar zelden samen kunnen gaan. Had ik dat maar eerder geweten… In het tweede deel van dit blog ga ik verder in op mijn fout om altijd maar deze drie elementen te willen leveren aan mijn opdrachtgevers.

‘Even opleuken’

Vrijdagmiddag, 14.00 uur. Een gewone en drukke dag op het kantoor, maar het is bijna weekend. Lekker! De telefoon gaat en een opdrachtgever vraagt of ik nog tijd heb om een presentatie ‘even op te leuken’. Hij heeft een presentatie gemaakt voor een belangrijke meeting op maandag, maar de presentatie is niet wat het moet zijn. Hij wil graag goed voor de dag komen en weet dat ik er een presentatie met kwaliteit van kan maken waarmee hij vol vertrouwen de meeting in kan.

Ik open de PowerPoint die als bijlage is toegevoegd. Ik zie zo’n 30 slides met een witte achtergrond en enkel zwarte tekst… lappen zwarte tekst. De huisstijl is ver te zoeken en er is geen enkel visueel element gebruikt. Het ‘even opleuken’ van de presentatie gaat dus een flink karwei worden. Elke vezel in mijn lichaam maakt me duidelijk dat ik deze opdracht niet moet aannemen, maar de innerlijke perfectionist wint de discussie. De opdrachtgever heeft mij nu nodig en ik vind het fijn wanneer ik opdrachtgevers kan ontzorgen. Dat ik ze de rust kan geven dat het allemaal goed gaat komen. Dus ik spreek af dat ik dit weekend tijd zal maken om aan de presentatie te werken. De opdrachtgever is direct gerust gesteld en hangt tevreden op.

Wéér iemand teleurstellen

Zondagmiddag, 13.00 uur. Het is prachtig weer en ik zit te werken aan de presentatie. Er komt een appje binnen op mijn telefoon van een goede vriend. Of we zin hebben om een drankje te komen drinken. Direct ontstaat er een dilemma in mijn hoofd. Natuurlijk heb ik zin in een drankje en gezellig bijpraten, maar ik zit vast aan mijn deadline. Een acuut geval van schuldgevoel bekruipt me. Moet ik weer ‘nee’ zeggen? Hoe vaak ga ik daar nog mee wegkomen?

Mijn vriend (sorry, verloofde!) besluit wel te gaan. En gelijk heeft hij. Wanneer hij gaat roep ik hem nog na: “Als het meevalt en ik ben op tijd klaar, kom ik ook nog even.” Ik ga weer achter mijn laptop zitten, maar de productiviteit is weg. Dat ik vrienden weer teleur moet stellen zit me dwars en het schuldgevoel laat me niet los. Ik heb me weer eens in de nesten gewerkt.

Tijd voor verandering

Ik heb er nooit een probleem van gemaakt om ’s avonds of in het weekend te werken. Soms was het zelfs fijn. Bijwerken of vooruit werken, zonder telefoontjes of appjes. Daarnaast kreeg ik van het thuisfront alle ruimte om te doen wat ik moest doen. Niets stond mij dus in de weg om te werken wanneer ik wilde of wanneer het nodig was. Resultaat: Ik was zeven dagen per week aan het werk, week na week. Ik kreeg last van mijn schouders en nek, mijn humeur was niet altijd even goed, mijn sociale leven werd minder, ik ging slechter eten en soms maakte ik fouten. Toch bleef ik ermee doorgaan, want mijn opdrachtgevers waren belangrijk(er). Tot het moment dat ik voor het eerst in mijn leven migraine aanvallen kreeg. Niet soms, maar elke twee tot drie dagen. Eindelijk schudde mijn lichaam mij wakker. Dit kan zo niet langer.

Stap 1: ‘Nee’ leren zeggen

Het was tijd voor meer balans en dat begon met de eerste stap: ‘nee’ zeggen. ‘Een nee voor een ander is een ja voor jezelf’ werd mijn mantra. Dat wil overigens niet zeggen dat ik nu steeds ‘nee’ zeg. Soms kan ik iemand wel direct helpen, maar soms ook niet. Ik nuanceer het dan liever tot: “Ik wil je heel graag helpen, maar op dit moment gaat dat niet. Overmorgen heb ik wel ruimte en kan ik mij helemaal op jouw vraagstuk storten.” In de meeste gevallen kan een opdrachtgever zich hier prima in vinden. De meesten kiezen (gelukkig) toch liever voor kwaliteit dan voor snelheid.

Stap 2: Baas over mijn agenda worden

Deze toezegging kan ik natuurlijk alleen maar doen wanneer ik goed zicht heb op mijn planning. Dus stap twee was het aanbrengen van overzicht in mijn projectplanning. Ik plan meer tijd voor taken in mijn Outlook agenda en ik hou rekening met uitloop. Loop ik voor op mijn planning, dan werk ik vooruit. Lukt dat niet, dan hoef ik ook niemand teleur te stellen. Ik zoek nog naar een praktische digitale planner die bij mij past, zoals Microsoft Planner of Trello, maar ik ben weer baas over mijn eigen agenda aan het worden en ik werk minder in de avonden en in het weekend.

Stap 3: Aandacht voor mijn eigen welzijn en gezondheid

De derde stap die ik heb genomen was meer aandacht aan mijn eigen welzijn en gezondheid besteden. Want hoe kan ik voor een ander zorgen als ik zelf niet fit ben? Mijn fysiotherapeut heeft mijn schouders en nek losgemaakt en ik heb veel minder last van hoofdpijn. Ik probeer wat vaker tegen mezelf te zeggen dat ik best een avondje op de bank mag hangen en een Netflix serie mag kijken. Ook ben ik meer op mijn voeding gaan letten. Dat geeft meteen energie en ik nu al zit lekkerder in mijn vel. Bijkomend voordeel: in september pas ik nog beter in mijn trouwjurk. Extra motivatie dus!

Kwaliteit staat altijd ‘aan’

De duivelsdriehoek werkt dus twee kanten op: de verwachting van een opdrachtgever en de lat die je jezelf oplegt. Daarom is het belangrijk om die verwachtingen naar elkaar uit te spreken, zodat je samen een punt kunt vinden waarbij iedereen zich prettig voelt. Ik gebruik het model daarom nu ook bij nieuwe projecten. Wat mij betreft staat kwaliteit namelijk altijd ‘aan’, want ik wil geen half werk leveren. Maar zowel kwaliteit als tijd en prijs zijn subjectieve begrippen. Wat voor de één perfect, snel of betaalbaar is, is voor de ander niet goed genoeg, langzaam of duur. Daarom bespreek ik de verwachtingen en de omvang van het vraagstuk tijdens een intakegesprek. Lukt het om de elementen uit het model in de juiste verhouding te combineren? Dan neem ik de opdracht graag aan!

Wil je de duivelsdriehoek nog eens bekijken? Lees dan het blog ‘Dan maar geen kwaliteit (Deel 1)‘.

In 2019 begon ik met het schrijven van blogs om je een kijkje achter de schermen te geven of je van tips te voorzien. En ondanks dat ik geen tekstschrijver ben, kreeg ik van Carolijn van der Hoeven (wel een tekstschrijver en een topper om mee te werken) te horen dat ik leuk en goed schrijf. Een mooi compliment, toch? Naast dat compliment daagde ze mij ook meteen uit: of ik ook zou kunnen (lees: durven) schrijven over situaties of onderwerpen waarbij ik mij kwetsbaar opstel of een kritische noot plaats. Challenge accepted!

Vandaag besteld, gisteren in huis

Je kent vast wel de (ver)koopgroepen op Facebook. Regelmatig worden daar berichten in geplaatst in de trant van ‘ik zoek een goede kapper die vandaag nog tijd heeft om mijn haren te knippen en te verven en het liefst niet te duur’. Ik merk dat er bij mij dan direct een soort van irritatie ontstaat. Mijn eerste gedachte: “Dus je wilt kwaliteit, je wilt het supersnel en je wilt er niet veel voor betalen. Je wilt dus voor een dubbeltje op de eerste rang zitten.” Ok, eerlijk is eerlijk… vragen staat vrij, maar het zet mij aan het denken. Hoe komt het dat we moeiteloos onze hoge verwachtingen kenbaar maken?

Zo gek is dat eigenlijk niet. We leven in een maatschappij waarin alles beter, sneller en goedkoper moet en we zijn gewend (of verwend) geraakt aan het ‘vandaag besteld, gisteren in huis’ fenomeen. Natuurlijk is het ontzettend fijn dat, wanneer je wasmachine of computer kapot gaat, je morgen alweer een nieuwe in huis kunt hebben. Het wordt echter een ander verhaal bij maatwerk. De exacte oplossing ligt niet klaar op de schappen en er zijn geen duizenden exemplaren van de oplossing gemaakt om een lagere prijs te kunnen bieden. En toch worden kwaliteit, snelheid én een lage prijs verwacht… want dat zijn we gewend.

De duivelsdriehoek: Kwaliteit, tijd en prijs

Heb je ooit wel eens gehoord van de duivelsdriehoek? Dit is een management model dat het spanningsveld laat zien tussen kwaliteit, tijd en prijs binnen een project. Volgens het model kun je altijd maar twee van de drie elementen kiezen of beïnvloeden. Het derde element wordt automatisch bepaald op basis van de twee gekozen elementen. Laten we dit model eens spiegelen aan het eerder genoemde kappersvoorbeeld.

In het voorbeeld zie je de drie elementen staan: goed, vandaag, niet te duur. Tenzij er een kapper is die door afmeldingen ruimte heeft om je direct te ontvangen én bereid is om jouw haren te knippen en te verven voor een prikkie, zul je geen oplossing vinden voor jouw vraagstuk. Wil je vandaag nog geholpen worden voor een lage prijs? Dan moet je er rekening mee houden dat je misschien niet de gewenste kwaliteit bereikt. Wil je toch vandaag een mooi kapsel? Dan moet je mogelijk wat meer betalen dan je had gehoopt.

De duivelsdriehoek wordt steeds vaker vervangen door het duivelsvierkant. Het klinkt iets minder ‘catchy’, maar in dit model wordt de ‘scope’ toegevoegd, oftewel de omvang van het vraagstuk. Bijvoorbeeld hoe lang jouw afspraak zal duren of de impact van jouw behandeling op de planning . Want dat is natuurlijk ook een element dat beïnvloedbaar is. Misschien heb je geen kapper kunnen vinden die je vandaag volledig van dienst kan zijn, maar lukt het wel wanneer je je wensen een beetje aanpast of spreidt. Misschien kan de kapper je haar vandaag wel knippen binnen het voor jou haalbare budget en kun je later een vervolgafspraak maken voor het verven.

Waar kies jij voor?

Durf jij het aan om over het volgende na te denken? Als je 2 van de 3 elementen uit de duivelsdriehoek moet kiezen die voor jou belangrijk zijn… Welke zijn dat dan?

• Kies je voor hoge kwaliteit en hoge snelheid? Ben je bereid om dan een hogere prijs te betalen?
• Ga je liever voor een hoge kwaliteit en lage prijs? Ben je bereid om dan wat langer te wachten?
• Of is een snelle levertijd en een lage prijs jouw ding? Accepteer je dan een mindere kwaliteit?
• Zou je je wensen bijstellen of spreiden als daardoor binnen de gestelde tijd de gewenste kwaliteit kan worden geleverd voor een prijs die in jouw budget past?

Houd de duivelsdriehoek en je antwoorden in gedachten als je volgende week bijvoorbeeld een kapper, manicure, schilder, timmerman, ontwerper, tekstschrijver of andere professional belt met een vraagstuk 😉

Door altijd maar de gehele driehoek aan opdrachtgevers te willen leveren, heb ik deze les ook geleerd. Volgende week lees je in deel 2 van dit blog je wat er gebeurt als je steeds het onmogelijke mogelijk wilt maken. Spoiler alert voor de ramptoeristen onder ons: ellende.

Het coronavirus raakt ons allemaal. Het nieuws, de updates en maatregelen beheersen onze dagen en de gevolgen zijn duidelijk voelbaar. Duizenden mensen zijn getroffen door het virus, sommigen kunnen of mogen niet meer werken en anderen kunnen niet anders dan werken. Horecabedrijven worden gesloten, de straten zijn rustig of verlaten, evenementen worden afgelast, huwelijken worden uitgesteld en talloze mensen moeten afscheid nemen van een dierbare in een verlaten crematorium of met een eerbetoon langs de weg. Het is een bizarre tijd, waarvan we met z’n allen niet weten hoe lang het gaat duren en hoe we er doorheen komen. Maar toch gebeuren er in een tijd van crisis ook mooie en bijzondere dingen.

Samen tegen het coronavirus

‘Ik’ verandert in ‘wij’ en het gevoel van collectiviteit was nog nooit zo groot. Wat ontzettend mooi is om te zien, zijn alle initiatieven die als paddenstoelen uit de grond schieten. Zangers en zangeressen geven contactloze buitenconcerten bij verzorgingshuizen, bloemisten bezorgen hun bloemen bij hen die zo hard voor onze gezondheid aan het werk zijn, kinderen maken thuis tekeningen en kaartjes om eenzame mensen een hart onder de riem te steken. Ook de overheid komt razendsnel met regelingen om bijvoorbeeld bedrijven de helpende hand te bieden die door het coronavirus worden geraakt.

Creativiteit zit in ons allemaal 

Ondertussen bedenken ondernemers ook manieren om aan de slag te blijven en een inkomen te blijven behouden, al is het misschien minder dan normaal. Denk maar eens aan restaurants die overgaan op het afhalen van maaltijden of cafés die borrelpakketten bezorgen. Oké, het is niet voor elke branche of elk beroep eenvoudig om zomaar om te schakelen. Lang niet iedereen heeft de mogelijkheid om een product of dienst op afstand te blijven aanbieden. Vooral voor de beroepen waarbij fysiek contact nodig is, is de uitdaging om in deze tijd door te kunnen werken erg groot. Als kapper kun je nu bijvoorbeeld niet knippen, verven of stylen. Ook schoonheidsspecialisten of fysiotherapeuten kunnen hun werk nu niet uitvoeren. Wat je wel kunt (en moet) doen is in contact blijven met je klanten. Stuur bijvoorbeeld een kaartje of maak video’s met tips voor haar- en huidbehandelingen of instructies om ook thuis fit te blijven. Verder kun je ‘inhaal-vraag’ creëren. Verkoop een cadeaubon voor bijvoorbeeld €20,00 die straks €25,00 waard is. Op deze manier genereer je nu inkomsten en geef je je klanten iets extra’s wanneer je na het coronavirus weer back in business bent.

Waar een wil is, is een weg

Is het je al opgevallen hoe snel ideeën nu tot stand komen? Hoe kan het dat we toch ineens zo creatief worden met z’n allen? Als je eenmaal gewend bent aan een situatie of manier, dan denk je niet snel meer aan andere mogelijkheden. Sterker nog, je ziet ze gewoon over het hoofd! Wanneer je te maken krijgt met beperkingen, zie je ineens veel meer mogelijkheden. Je wordt in feite gedwongen om out-of-the-box te denken en uit je comfort zone te treden. Waarschijnlijk rijd je altijd dezelfde weg naar je werk, behalve als er ineens een weg afgesloten blijkt. Je moet je route bijstellen en een andere weg kiezen. Stel je route bij! Je doet er misschien iets langer over, maar je komt er wel.

Lieve mensen, blijf gezond! Zorg voor jezelf en elkaar en volg de maatregelen van de overheid op. Together we can beat this!

Onlangs kwam er een mailtje binnen in mijn mailbox. Het mailtje bevatte de kernvraag “Wil je voor mij een logo ontwerpen?”, gevolgd door niet meer dan drie korte zinnen over de kleuren en stijl die in het logo moesten worden verwerkt. Ik beschouw het als een compliment als je denkt dat ik met minimale informatie een maximaal resultaat kan behalen, maar goede ontwerpen komen (ook bij mij) natuurlijk niet zomaar uit de lucht vallen. Daarom heb ik bij de start belangrijke informatie nodig. Deze informatie haal ik uit het intakegesprek.

Zonder fundering rammelt het aan alle kanten

Ik vergelijk een project wel eens met het bouwen van een huis. Het eerste waar men mee begint is het afgraven van de kavel en het plaatsen van een solide fundering. We weten allemaal dat een huis anders niet kan blijven staan. Al snel zal het aan alle kanten gaan rammelen, verzakken en instorten. Daarom is een intakegesprek zo belangrijk: er moet een goede fundering zijn zodat de ontwerpen staan als een huis. Intakegesprekken worden meestal telefonisch of face-to-face gevoerd. Door iemand te horen of te zien, kun je namelijk nog meer informatie verzamelen. Denk maar eens aan wat intonatie of lichaamstaal je kan allemaal kan vertellen. Een enkele keer gebeurt dit ook digitaal via het intakeformulier.

Het is geen sollicitatiegesprek

Toen ik startte als ondernemer voelde een intakegesprek vaak als een sollicitatiegesprek. Niet zo gek, want ik kwam nog maar net kijken en ik voelde dat ik me moest bewijzen. Door de jaren heen is dat veranderd. Mijn portfolio is gegroeid en men weet wat ik kan. Opdrachtgevers benaderen mij, omdat iemand ze heeft verteld dat ik ze kan helpen bij hun vraagstuk. Natuurlijk is het nog steeds aan mij om ze ervan te overtuigen dat ik de juiste persoon ben, maar ik heb geleerd om meer de lead te nemen en vooral informele gesprekken te voeren. Opdrachtgevers voelen zich dan op hun gemak en praten makkelijker.

Bereid je voor op een intakegesprek

Een intakegesprek start ik altijd met een luchtige kennismaking. Elkaar leren kennen, zodat je weet wie je tegenover je hebt zitten of aan de andere kant van de lijn hoort. Gaandeweg en tussendoor ga ik vragen stellen. Soms ontstaan er extra vragen, maar op de meeste vragen kun je je goed voorbereiden. Sterker nog, als je het antwoord op deze vragen nog niet hebt dan is het wellicht nog niet het goede moment voor een intakegesprek. Hierbij kun je denken aan de volgende vragen:

• Wat is/wordt de bedrijfsnaam?
• Wat is de achtergrond van je bedrijf?
• Welke dienst(en)/product(en) lever je?
• Welke doelgroep(en), leeftijd(en) en segment(en) bedien je?
• Hoe onderscheid je jezelf van je concurrenten?
• Wat is de beoogde uitstraling en tone-of-voice?
• Welke stijlen, vormen en kleuren spreken je (niet) aan?
• Wat heb je nodig aan middelen en wanneer heb je ze nodig?
• Wat is je budget?

Een goede samenwerking leidt tot goede ontwerpen

Het belangrijkste tijdens een intakegesprek is dat je open, eerlijk en volledig bent. Ik kan veel, maar gedachten lezen lukt me helaas nog steeds niet. Daarnaast is het belangrijk en dat je open staat voor ideeën, adviezen en suggesties. Wanneer ik een knelpunt (voor)zie, dan beschouw ik het als mijn plicht om je hierop te wijzen. Dat kan betekenen dat je je wensen misschien iets moet aanpassen, maar ik vind het belangrijk dat je later niet tegen knelpunten aan loopt die we hadden kunnen voorkomen.

Je ziet het, een project is een samenwerking en we hebben elkaar echt nodig. Dus neem me mee in jouw visie en dan zul je zien dat er ontwerpen ontstaan die daarbij passen.

Ben jij klaar voor een intakegesprek? GET IN TOUCH en plan een afspraak!