Onlangs kwam er een mailtje binnen in mijn mailbox. Het mailtje bevatte de kernvraag “Wil je voor mij een logo ontwerpen?”, gevolgd door niet meer dan drie korte zinnen over de kleuren en stijl die in het logo moesten worden verwerkt. Ik beschouw het als een compliment als je denkt dat ik met minimale informatie een maximaal resultaat kan behalen, maar goede ontwerpen komen (ook bij mij) natuurlijk niet zomaar uit de lucht vallen. Daarom heb ik bij de start belangrijke informatie nodig. Deze informatie haal ik uit het intakegesprek.

Zonder fundering rammelt het aan alle kanten

Ik vergelijk een project wel eens met het bouwen van een huis. Het eerste waar men mee begint is het afgraven van de kavel en het plaatsen van een solide fundering. We weten allemaal dat een huis anders niet kan blijven staan. Al snel zal het aan alle kanten gaan rammelen, verzakken en instorten. Daarom is een intakegesprek zo belangrijk: er moet een goede fundering zijn zodat de ontwerpen staan als een huis. Intakegesprekken worden meestal telefonisch of face-to-face gevoerd. Een enkele keer gebeurt het ook digitaal (via e-mail of een vragenformulier), maar dat heeft niet de voorkeur. Door iemand te horen of te zien, kun je namelijk nog meer informatie verzamelen. Denk maar eens aan wat intonatie of lichaamstaal je kan allemaal kan vertellen.

Het is geen sollicitatiegesprek

Toen ik startte als ondernemer voelde een intakegesprek vaak als een sollicitatiegesprek. Niet zo gek, want ik kwam nog maar net kijken en ik voelde dat ik me moest bewijzen. Door de jaren heen is dat veranderd. Mijn portfolio is gegroeid en men weet wat ik kan. Opdrachtgevers benaderen mij, omdat iemand ze heeft verteld dat ik ze kan helpen bij hun vraagstuk. Natuurlijk is het nog steeds aan mij om ze ervan te overtuigen dat ik de juiste persoon ben, maar ik heb geleerd om meer de lead te nemen en vooral informele gesprekken te voeren. Opdrachtgevers voelen zich dan op hun gemak en praten makkelijker.

Bereid je voor op een intakegesprek

Een intakegesprek start ik altijd met een luchtige kennismaking. Elkaar leren kennen, zodat je weet wie je tegenover je hebt zitten of aan de andere kant van de lijn hoort. Gaandeweg en tussendoor ga ik vragen stellen. Soms ontstaan er extra vragen, maar op de meeste vragen kun je je goed voorbereiden. Sterker nog, als je het antwoord op deze vragen nog niet hebt dan is het wellicht nog niet het goede moment voor een intakegesprek. Hierbij kun je denken aan de volgende vragen:

  • Wat is/wordt de bedrijfsnaam?
  • Wat is de achtergrond van je bedrijf?
  • Welke dienst(en)/product(en) lever je?
  • Welke doelgroep(en), leeftijd(en) en segment(en) bedien je?
  • Hoe onderscheid je jezelf van je concurrenten?
  • Wat is de beoogde uitstraling en tone-of-voice?
  • Welke stijlen, vormen en kleuren spreken je (niet) aan?
  • Wat heb je nodig aan middelen en wanneer heb je ze nodig?
  • Wat is je budget?

Een goede samenwerking leidt tot goede ontwerpen

Het belangrijkste tijdens een intakegesprek is dat je open, eerlijk en volledig bent. Ik kan veel, maar gedachten lezen lukt me helaas nog steeds niet. Daarnaast is het belangrijk en dat je open staat voor ideeën, adviezen en suggesties. Wanneer ik een knelpunt (voor)zie, dan beschouw ik het als mijn plicht om je hierop te wijzen. Dat kan betekenen dat je je wensen misschien iets moet aanpassen, maar ik vind het belangrijk dat je later niet tegen knelpunten aan loopt die we hadden kunnen voorkomen.

Je ziet het, een project is een samenwerking en we hebben elkaar echt nodig. Dus neem me mee in jouw visie en dan zul je zien dat er ontwerpen ontstaan die daarbij passen.

Ben jij klaar voor een intakegesprek? GET IN TOUCH en plan een afspraak!